Tanpa batasan fisik, tanda tangan digital memungkinkan Anda untuk menandatangani dokumen dari mana dan kapan saja, hanya dengan beberapa ketukan jari. Transaksi bisnis juga dapat diselesaikan dengan mudah dan aman, tanpa perlu repot mencetak serta mengirimkan dokumen fisik.

Namun sayangnya, masih terdapat beberapa tantangan dalam penggunaan tanda tangan digital di Indonesia. Salah satunya adalah pemahaman dan kesadaran masyarakat yang masih terbatas, terutama di daerah-daerah. Selain itu, masih ada juga permasalahan keamanan dan privasi yang perlu diatasi, di antaranya adalah risiko pencurian kunci privat atau penyalahgunaan tanda tangan digital.

Di bawah ini telah disiapkan ulasan menarik seputar keunggulan dan cara kerja tanda tangan digital. Mari simak!

Keunggulan Tanda Tangan Digital

Selain lebih cepat dan lebih mudah dibandingkan tanda tangan basah atau fisik, penggunaan tanda tangan digital juga sangat menguntungkan bagi bisnis. Ada banyak keunggulan tanda tangan digital yang perlu Anda perhatikan, di antaranya adalah sebagai berikut:

1. Sah Diakui Secara Hukum di Seluruh Dunia

Tanda tangan digital bersifat mengikat secara hukum karena mengidentifikasi penandatangan serta melacak setiap perubahan pada tanda tangan untuk menjaga keaslian dokumen. Banyak negara yang mengakui tanda tangan digital sah diakui secara hukum, termasuk Indonesia (Pasal 11 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik atau UU ITE).

2. Bisa Digunakan di Ponsel

Penandatanganan elektronik pada aplikasi ponsel dijamin keamanannya karena terdapat verifikasi biometrik serta validasi identitas digital. Dengan adanya kemudahan dalam mengakses tanda tangan digital di ponsel/smartphone, maka proses penandatanganan dokumen dengan tanda tangan digital membutuhkan waktu yang lebih cepat daripada menggunakan tanda tangan secara fisik di atas kertas.

3. Lebih Ramah Lingkungan dan Hemat Biaya

Mengurangi penggunaan kertas dan tinta printer tidak hanya menghemat biaya pengeluaran operasional bisnis, tapi juga lebih ramah lingkungan dan meminimalisir terjadinya kesalahan dalam pengarsipan dokumen. 

4. Waktu Penyimpanan yang Lebih Efisien

Dengan penandatanganan secara digital, maka dokumen akan otomatis tersimpan pada cloud atau device yang digunakan. Setiap pengguna juga dapat mengirimkan dokumen melalui email, sehingga waktu yang digunakan lebih efisien. Selain itu, hal ini meminimalisir potensi terjadinya kesalahan maupun kehilangan data.

5. Mengoptimalkan Onboarding Karyawan dan Manajemen Kontrak

Proses onboarding karyawan akan lebih mudah dan hemat waktu dengan penggunaan tanda tangan digital oleh kandidat karyawan dalam menandatangani kontrak kerja dan offering letter. Selain itu, solusi tanda tangan digital juga dapat mengurangi risiko kesalahan, mengurangi kebutuhan untuk mengetik ulang, sehingga mempercepat proses manajemen kontrak. Hal ini tentunya dapat  meningkatkan produktivitas karyawan agar semakin baik.

Bagaimana Cara Kerja Tanda Tangan Digital?

Cara kerja tanda tangan digital dimulai dengan proses registrasi oleh seseorang atau organisasi yang ingin menggunakan tanda tangan digital. Pada tahap ini, setiap pengguna harus mengajukan permohonan ke PSrE untuk mendapatkan sertifikat tanda tangan digital. Permohonan ini juga harus dilengkapi dengan dokumen identitas yang sah, seperti KTP atau NPWP, serta dokumen lain yang diperlukan sesuai dengan kebijakan PSrE yang bersangkutan.

Setelah permohonan disetujui, selanjutnya PSrE akan menghasilkan sepasang kunci kriptografi, yaitu kunci privat dan kunci publik. Kunci privat hanya diketahui oleh pemilik tanda tangan digital dan harus dijaga dengan sangat baik, sedangkan kunci publik akan diberikan kepada pihak ketiga yang ingin memverifikasi tanda tangan digital. Untuk lebih jelasnya, mari simak langkah-langkahnya di bawah ini:

• Proses penggunaan tanda tangan digital dimulai dengan pengguna tanda tangan digital yang ingin menandatangani dokumen elektronik.
• Pengguna akan menggunakan kunci privat untuk menghasilkan suatu kode kriptografi unik yang merupakan representasi digital dari tanda tangan mereka. Kode kriptografi lalu dimasukkan ke dalam dokumen elektronik yang akan ditandatangani, sehingga menjadi bagian integral dari dokumen tersebut.
• Kemudian, dokumen yang telah ditandatangani secara digital akan disertai dengan sertifikat tanda tangan digital yang diterbitkan oleh PSrE. Sertifikat ini berisi informasi identitas pemilik tanda tangan digital, kunci publik mereka, dan informasi lain yang relevan. Sertifikat ini juga ditandatangani digital oleh PSrE, sehingga bisa diverifikasi oleh pihak ketiga yang ingin memverifikasi tanda tangan digital.
• Lalu, pihak ketiga yang ingin memverifikasi tanda tangan digital dapat melakukan proses verifikasi dengan menggunakan kunci publik yang terdapat dalam sertifikat tanda tangan digital. Proses ini juga akan memastikan bahwa tanda tangan digital benar-benar berasal dari pemilik yang sah, dan dokumen elektronik tersebut tidak mengalami perubahan sejak ditandatangani.

Bagi Anda yang saat ini sedang mencari PSrE yang terpercaya, Anda bisa memilih VIDA. VIDA akan membantu Anda mempercepat pertumbuhan bisnis dengan penerapan Tanda Tangan Digital yang mengikat dan diakui secara hukum dengan kemudahan alur penggunaan.

Tak perlu ragu, karena VIDA menyediakan tanda tangan digital bersertifikat dengan protokol verifikasi biometrik sehingga dapat menjamin identitas penandatangan. Pelajari lebih lanjut tentang VIDA, atau langsung unduh aplikasi VIDA Sign secara gratis di Vida Google Play Store atau VIDA Apple App Store  sekarang!